Remote Work Experience – Hello (New) Normal 2020

Remote Work Experience – Hello (New) Normal 2020 1024 903 Vast Floating

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Hallo (neue) Normalität

Wir hoffen es geht euch gut und vielleicht kehrt bei euch auch langsam wieder (eine neue) Normalität ein.

Viele unserer Kunden und Bekannten sind aus ihren Homeoffices in die Büroräume zurückgekehrt und auch unser Team ist nach Kita- und Schulöffnugen wieder mehr ProjektmanagerIn als Home-Kindergärtner oder Home-Lehrerin. Was wir gelernt haben in dieser Ausnahmezeit: wir sind organisatorisch sehr gut auf eine Lockdown-Situation vorbereitet.  Die Arbeit im Home- (oder Boots-)Office, die sich für einige Menschen und Unternehmen als eine große Hürde darstellte war für uns, bis auf die parallele Kinderbetreuung, keine Umstellung zum vorherigen Arbeiten.

In den letzten Wochen wurden wir wiederholt zum Thema Arbeiten und Führen auf Distanz interviewt, haben unsere Tipps und Erfahrungen weitergegeben und möchten diese nun auch mit euch teilen.

Kommunikationswege

Ein „neues Normal“: Viele von euch haben inzwischen Stunden um Stunden in Videokonferenzen und -Meetings verbracht, ob während der Arbeit, in Online-Sportkursen und sogar zum virtuellen Kaffee oder Bier am Abend. Es machte sich irgendwann Video-Müdigkeit breit, die  gehypten Video- und Chat-Tools Zoom, Slack, Skype und MS Teams lösten eher Antipathie aus als Begeisterung.
Auch bei Vast Forward geht es nicht ohne Video – aber wir entscheiden, wann wir welches Tool wie einsetzen! Zum Beispiel unterscheiden wir zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation, um die Anzahl an Meetings (per Video oder Telefon) auf das Nötigste zu begrenzen.
Telefon, Skype-Chat oder auch mal Video sind unsere Tools für die synchrone Kommunikation. Das ist optimal für Brainstormings oder schnelle, kurze, direkte Abstimmungen.
Für zeitversetzte, asynchrone Kommunikation nutzen wir E-Mail, manchmal auch Chat, ideal aber  kollaborative Dokumente, z.B. Google Docs in unserer Business-Cloud. Diese Tools nutzen wir für „alles, das bleibt“, Briefings, Kalkulationen oder Projektskizzen, für Produktverbesserungen oder Nachbesprechungen.
Mit der Trennung zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation und der richtigen Tool-Auswahl reduzieren wir die Anzahl an Videomeetings, und um Termine kurzweilig zu gestalten, teilen wir vorab eine kurze Agenda, sodass wir uns vorbereiten können und die Meetings produktiv sind. So bleibt uns „Video-Müdigkeit“ erspart und der gemeinsame Zoom-Feierabend-Schnack fühlt sich auch noch gut an.

Kommunikationsarten

Neben der Wahl der Kommunikationswege ist bei Vast Forward auch die Art und Weise unserer Kommunikation wichtig. Durch die Arbeit auf Distanz bekommt wir von unserem Gegenüber weniger Signale (z. B. Mimik, Gestik) mit, als es vor Ort der Fall wäre – und allzu häufig scheint das Prinzip „aus den Augen aus dem Sinn“ zuzutreffen. Wie ersetzen wir also zum Beispiel den kurzen, privaten Plausch, mit dem im Team in einem gemeinsamen Büro schnell „mal eben“ Dinge geklärt werden können?
Wir setzen auf drei Elemente: einen permanenten, internen Gruppenchat, in dem wir füreinander da sind. Außerdem Wir starten jeden Arbeitstag mit einem „Check In“, bei dem es erstmal nur um unser persönliches Befinden geht, Job spezifisches hat dort zwar auch Platz, wird aber vor allem im 14-tägigen Status besprochen. Und in der Kommunikation mit unserem Spezialisten-Netzwerk und Kunden ist es uns wichtig, freundlich und klar zu kommunizieren – auch und vor allem in der schriftlichen Abstimmung. Wir schreiben Anreden, Begrüßung und Verabschiedungen aus und formulieren unsere Abstimmungen und Anliegen klar und prägnant.

Zusammengefasst sind uns Kommunikations-Rituale, Klarheit und eine hohe Frequenz wichtig, weil sie uns im Alltag näher zusammenbringen – trotz räumlicher Distanz!

Produktiv im Homeoffice?

Zu guter Letzt noch die Antwort auf eine Frage, die uns häufig gestellt wird: „Kann man im Homeoffice, und vor allem auf dem Boot, wirklich produktiv sein? Werdet ihr da nicht ständig abgelenkt?“

Klar, Home-Office bedeutet, diszipliniert zu arbeiten. Wir nehmen an, dass viele von euch als Arbeitnehmer*in oder Arbeitgeber*in in den vergangenen Monaten positive Erfahrungen mit Distanz-Arbeit gemacht haben. Es gab viel Skepsis und Sorgen, zum Beispiel, den Kontakt zum eigenen Team oder als Manager keine echte Kontrolle zu haben. Wir arbeiten in unserem Team mit der Idee „Vertrauen statt Kontrolle“ – bis heute sind wir alle damit erfolgreich. Unsere Flexibilität, die wir durch das remote Arbeioten alle im Team haben, erlaubt uns individuelle Familienstrukturen  und die Anpassung an unsere jeweilige Lebens-Situation. Sind wir also produktiv? Auf jeden Fall! Es ist eher wichtig darauf zu achten, dass wir nicht zu viel arbeiten und wir Familie und privatem den Raum geben, den sie brauchen.
Unsere Erfahrung zeigt, dass eine klare Trennung zwischen Arbeits- und Privatzeit uns produktiver macht: Anstatt morgens schon im Schlafanzug aus dem Bett heraus zu arbeiten, lieber ein persönliches Morgenritual schaffen, Sport, Yoga, Frühstück, und dann loslegen mit dem Morgen-Check-In und den Projekten, sobald wir am Schreibtisch sitzen.
Mit einem entsprechenden Abschlussritual am Abend fällt auch das Umschalten in den Freizeitmodus zum Feierabend leichter.

So, wir bleiben gespannt auf die (neue) Normalität, denn daran glauben wir – die Arbeitswelt wird sich Stück für Stück entwickeln und weiter verändern – remote Work und Homeoffice als Elemente von „New Work“ haben ja inzwischen schon zwangsläufig den Status eines „neuen Normal“ erreicht.

Alles Gute für euch! Und meldet euch gern, falls ihr Fragen zum Thema Remote Work, Virtual Leadership oder zu erfolgreichen, virtuellen Teams habt!

Hello (new) normal

We hope you are doing well – and maybe you will slowly return to (your new) normalcy.

Most of our customers and acquaintances have returned to their offices from their home offices, and after re-opening of schools and kids day care, our team is again more into project management than home-kindergarden-teacher.
What we’ve learned from this exceptional pandemic-times: we were well prepared for a lockdown situation in terms of team and project organization. The work in our home (or boat) offices, which turned out to be a major hurdle for some people and companies, was not a change from previous work for us, apart from the parallel childcare, of course.

In the last few weeks we have been interviewed about working and leading from a distance, have passed on some of our tips and experiences and would now like to share them with you.

Communication channels

A “new normal”: Many of you have now spent hours and hours in video conferences and meetings, whether at work, in online sports courses and even with virtual coffee or beer in the evening. At some point, video fatigue spread, the hyped video and chat tools Zoom, Slack, Skype and MS Teams aroused more antipathy than enthusiasm.
Even with Vast Forward you can’t do without video – but we decide when to use which tool and how! For example, we differentiate between synchronous and asynchronous communication in order to limit the number of meetings (via video or telephone) to the bare minimum.
Telephone, Skype chat or even video are our tools for synchronous communication. This is ideal for brainstorming or quick, short, direct votes.
For delayed, asynchronous communication, we use e-mail, sometimes also chat, but ideally collaborative documents, e.g. Google Docs in our business cloud. We use these tools for “everything that remains”, briefings, calculations or project outlines, for product improvements or debriefings.
With the separation between synchronous and asynchronous communication and the right choice of tools, we reduce the number of video meetings, and to make appointments entertaining, we share a short agenda in advance so that we can prepare and the meetings are productive. This saves us „video fatigue“ and the common zoom-after-work chatter still feels good.

Communication types

In addition to the choice of communication channels, the way we communicate is also important at Vast Forward. By working at a distance, we receive fewer signals from our counterpart (e.g. facial expressions, gestures) than would be the case on site – and all too often the principle of “out of sight, out of mind” seems to apply. So how do we, for example, replace the short, private chat with which things can be quickly clarified in a team in a shared office?
We rely on three elements: a permanent, internal group chat in which we are there for each other. In addition, we start every working day with a „check-in“, which is initially only about our personal well-being. Job-specific has space there, but is mainly discussed in the 14-day status. And when communicating with our specialist network and customers, it is important to us to communicate in a friendly and clear manner – also and above all in the written agreement. We write out salutations, greetings and farewells and formulate our votes and concerns clearly and concisely.

In summary, communication rituals, clarity and a high frequency are important to us, because they bring us closer together in everyday life – despite spatial distance!

Productive in the home office?

Last but not least, an answer to a question that we get frequently: “Can you really be productive in your home office, especially on a boat? Aren’t you constantly distracted? “

Of course, working from home means working in a disciplined manner.
We assume that many of you as employees or employers gained positive experience with remote work in the past few months. But there was also skepticism and worries, for example a loss of control and contact with one’s own team or as a manager. In our team we focus on the idea ​​“trust instead of control“ – and it seems that we are successful with this approach to this day!
Our flexibility through remote work, which we enjoy in the entire team, allows us to live our individual family lives, and it allows us to adapt to any respective life situation.

So are we productive? Definitely!
In fact, it is more important to make sure that we don’t work too much, and that we give family and private life the space needed.

Our experience shows that, even as „work live blenders“, a clear separation between work and private time makes us more productive: Instead of working out of bed in the morning in pajamas, it’s just better to create a personal morning ritual, exercise, yoga, breakfast, and then get started with the morning check-in with the team and projects, as soon as we are at our desk.
With a corresponding closing ritual in the evening, switching to leisure mode at the end of the day is also way  easier.

So, we are excited about the (new) normal, because we believe in it: working models will evolve and change bit by bit – remote work and home office as elements of „New Work“ have inevitably achieved the status of a „new“ Normal.

All the best for all of you!
And feel free to get in touch, if you have any questions about remote work, virtual leadership or successful virtual teams!