„Wer schreibt, der bleibt“: Schreiben ist im Projektmanagement wichtig. Form, Stil, Formulierungsfähigkeit und Rechtschreibung fallen in Mails, Chat Apps/Messengern und Job-Tools oft der Geschwindigkeit zum Opfer. Nicht selten zum Nachteil von Projektverlauf, Effizienz, Ergebnis – und der Stimmung in Teams.
Recap, wir beschäftigen uns mit vier Fragestellungen für das Arbeiten auf Distanz:
1) Konnektivität: Wie bleibt der Kontakt, das Netzwerk erhalten, auch auf große Distanzen?
2) Form der Kommunikation: Wie können auch komplexere Projekte koordiniert werden?
3) Frequenz: Wie gut geht das mit der Erreichbarkeit und Zusammenarbeit, wenn man auf See unterwegs ist?
4) Tools: welche Hilfsmittel helfen dem Team, unterwegs oder im Büro, bei den täglichen Aufgaben?
2) Form der Kommunikation:
Hintergrund:
Wir arbeiten „remote“ – in verteilt arbeitenden Teams muss anders kommuniziert werden, als in Teams, die unter einem Dach zusammen sitzen: Es gibt weder ein „mal eben zum Entwickler gehen“, noch ein „kurzes Meeting“, falls es mal hakt im Projekt.
Seit Vast Floating unterwegs ist, ist auch das Management nicht mehr im Büro greifbar. Alle Briefings, Kalkulationen, Übergaben und Eskalationen müssen mit „Bordmitteln“ funktionieren: über Telefon, Email, Skype. Und unter den erschwerenden Bedingungen schwacher Hafen-WLANs und abbrechender Mobile Hotspots.
Aber in unserem Umfeld tummeln sich gut ausgebildete, oft studierte Kollegen, die alle auch „Schnittstelle“ für Informationen sind. Alle sind „Fach nah“ und sprechen über das gleiche Projekt auf Basis definierter Bedingungen (Briefings, darauf abgestimmte Angebote, Statuslisten)
Also: alles ganz einfach?
Realitäts-Check:
Wir alle schreiben unterschiedlich: mancher gern, gewissenhaft und konzentriert. Andere tun sich damit schwer. Aber wir alle müssen Dinge aufzuschreiben, um sie zu teilen, aufzubewahren, sich an sie zu erinnern oder um damit zu arbeiten.
Wir alle machen (Rechtschreib-) Fehler – und es werden mehr (auch inhaltliche) Fehler, wenn es schnell gehen muss. Es gibt keinen einheitlichen Stil, der sich über Agentur-/Kundengrenzen hinweg durchgesetzt hat, und die Zahl an (Dokumenten- und Email-)Formaten entspricht mindestens der der Agentur-Kulturen.
Schreiben als Form der Kommunikation ist heute von A (für Agenda bei Telkos) bis Z (für Zusammenfassungen danach) nicht selbstverständlich.
Vielleicht zeigt die Digitalisierung eine ihrer Schattenseiten, und da nehmen wir uns nicht aus: Messages, Tweets oder Posts tippen wir ins Telfon, Abkürzungen und Emoticons reichen oft aus im Alltag. In Emails und Job-Dokumenten zeigt sich dann, dass es mit der Rechtschreibung hakt und Grammatik und Struktur suboptimal für die eigentlich wichtige Aussage sind.
Auch gern genutzt: Das Copy/Pasten fremder Inhalte in eine „eigene“ Email.
Auf jeden Fall schreiben wir nicht so „gut“, wie wir es vielleicht mal in Schule (Rechtschreibung) oder Ausbildung/Studium (Struktur) gelernt haben (sollten).
Was wir probieren (statt eines Fazits):
Unser Ziel ist eine für alle im Projekt verständliche, einfach lesbare Schriftform.
Nachvollziehbarkeit versus „stille Post“ sozusagen.
Der Versuch, wichtige Infos und Anforderungen für verschiedene Projektarten („Standards“) vorzubereiten und festzuhalten; gute Rebriefings und lesbare Angebote zu schreiben; den Projektverlauf mit Statuslisten und Lösungsbeschreibungen transparent zu halten.
Wir nutzen dafür kurze Emails, kleine Verteiler und knappe Texte, wenn möglich in Dokumenten, die kollaborativ bearbeitet werden können.
Inhalte sollten strukturiert werden: eine kurze Zusammenfassung mit verständlichen Listen/Bulletpoints für Anforderungen, Wünsche oder ToDos im weiteren Verlauf.
Wir versuchen, ohne Copy/Paste klar zu kommen, auch wenn das länger dauert. Falls doch Inhalte Copy/Paste weitergegeben werden, machen wir das transparent.
Wir versuchen, Entwurf und Editieren zu trennen: 80% unserer Rechtschreibfehler sehen wir ja selbst nach 15 Minuten „Reifezeit“.
Ach ja, und dann ist da noch das vier Augen Prinzip (das gute alte…): jemand aus dem Team bekommt die Mail/den Inhalt vorab (ein echter Augenöffner).
„Wer schreibt, der bleibt“ haben wir oben gesagt – wir arbeiten dran.
Und nächstes Mal geht es um die „Frequenz“, also um die Frage, wie oft wir in durchschnittlichen Projekten Kontakt zu den verschiedenen Teammitgliedern haben müssen.
tl; dr
„Documentation is important in project management. Mail, chat apps/messengers and job tools often sacrifice form, style, ability to formulate and spell to speed. Not infrequently to the detriment of project progress, efficiency, results – and the mood in teams.
Recap, we deal with four questions for working at a distance:
1) Connectivity: How is the contact and the network maintained, even over long distances?
2) Form of communication: How can more complex projects be coordinated?
3) Frequency: How well does it work with accessibility and collaboration when you’re at sea?
4) Tools: which tools help the team with the daily tasks on the way or in the office?
2) Form of communication:
We wanted to write something about forms of communication in projects, about what best helps in our projects in everyday life and also in more complex project phases.
This has become a post about writing because it is the most important form of communication for us. Also because it works with a time delay 🙂 And because we (including the author) clearly see room for improvement.
Background:
We work „remotely“ – in distributed teams, communication has to be different than in teams that sit together under one roof: there is neither a „just go to the developer“ nor a „short meeting“ if there is a problem Project.
Since Vast Floating has been on the move, management is no longer available in the office. All briefings, calculations, handovers and escalations must work with „on-board resources“: via telephone, email, Skype. And under the aggravating conditions of weak port WLANs and demolishing mobile hotspots.
But in our environment there are well-trained, often-studied colleagues who are all „interfaces“ for information. Everyone is „close to the subject“ and talks about the same project on the basis of defined conditions (briefings, coordinated offers, status lists)
So: everything easy?
Reality check:
We all write differently: some like to write, conscientious and concentrated. Others find it difficult. But we all need to write things down to share, keep, remember, or work with.
We all make (spelling) mistakes – and there are more mistakes (also in terms of content) when things have to be done quickly. There is no uniform style that has established itself across agency / customer boundaries, and the number of (document and email) formats corresponds at least to that of agency cultures.
Writing as a form of communication is not a matter of course from A (for Telkos‘ agenda) to Z (for summaries afterwards).
Perhaps digitization shows one of its dark sides, and we do not make exceptions: we type messages, tweets or posts into the phone, abbreviations and emoticons are often sufficient in everyday life. Emails and job documents show that the spelling is wrong and grammar and structure are suboptimal for the actually important statement.
Also gladly used: The copying / pasting of foreign content in an „own“ email.
In any case, we do not write as „well“ as we may have learned in school (spelling) or training / studies (structure).
What we try (instead of a conclusion):
Our goal is an easy to read written form that everyone can understand in the project.
Traceability versus „silent post“ so to speak.
Trying to prepare and record important information and requirements for different types of projects („standards“); write good rebriefings and readable offers; keep the project progress transparent with status lists and solution descriptions.
We use short emails, small mailing lists and short texts, if possible in documents that can be edited collaboratively.
Contents should be structured: a short summary with understandable lists / bullet points for requirements, wishes or ToDos in the further course.
We try to get along without copy / paste, even if it takes longer. If content copy / paste is passed on, we make it transparent.
We try to separate design and editing: We see 80% of our spelling mistakes even after 15 minutes of „maturing time“.
Oh yes, and then there is the four eyes principle (the good old one …): someone from the team gets the mail / the content in advance (a real eye opener).
„Whoever writes stays“ we said above – we are working on it.
And next time it is about the „frequency“, the question of how often we have to be in contact with the different team members in average projects.