Remote Arbeiten – Frequenz und Tools

Posted 18.08.2016 by Maren Wagener & filed under Working

=== English Version see below ===

Seit März 2015 leben und arbeiten wir auf unserer VAST.

In der Anfangszeit haben wir uns viele Gedanken darüber gemacht, wie das Leben und Arbeiten auf diesen wenigen Quadratmetern sein würde. Vier Themen wollten wir beschreiben, nach den ersten zwei “Remote Arbeiten” und “Formen der Kommunikation” sind noch offen:

3. Frequenz: Wie gut geht das mit der Erreichbarkeit und Zusammenarbeit, wenn man selber nicht nur in einem anderen Land, sondern auf der See unterwegs ist?
4: Tools: welche Hilfsmittel helfen dem ganzen Team, ob unterwegs oder im Büro in Hamburg, bei den täglichen Aufgaben für die Kunden-, Projekt- und Prozess-Steuerung?

Bezogen auf die Frequenz der Kontakte führt uns eine einfache Tatsache vor Augen, dass sich im letzten Jahr wenig geändert haben muss: es gibt nach wie vor Kunden, die noch nicht mitbekommen haben, dass wir “unterwegs” sind.

Ist ja im Nachhinein vielleicht sogar klar: Vast Forward war schon immer “remote”, im Alltag spielt es für niemanden eine Rolle, wo und wie wir arbeiten, solange wir online sind und telefonisch erreichbar.

(Achtung, wir würden hier eine Lanze für unsere Telekom-Verträge brechen – aber wollen es nicht übertreiben. Jedenfalls sind wir ziemlich zufrieden mit unseren Mobil-Tarifen, die uns im Europäischen Ausland 15 GB Datenvolumen bieten und Telefonie, als wären wir in Deutschland.)

Damit sind wir beim zweiten Punkt: welche Tools helfen im Arbeitsalltag?

Entgegen unseren Annahmen setzen wir noch immer auf die Helfer, die im Vast Forward Netzwerk die weiteste Verbreitung haben: Telefon und Skype für die schnelle, “synchrone” Abstimmungen, Email für die asynchrone Kommunikation. Dropbox und GoogleDocs/-Drive und Evernote sind für Datenaustausch und Kollaboration absolut ausreichend und es gibt keine “Einsatzhürden”, weil jeder im Netzwerk sie kennt und nutzt.

Dagegen Slack, Asana, Trello – wir haben sie getestet, intern in Kleinst-Teams, durchsetzen konnten sie sich bislang nicht.

Für das Projekt-Management arbeiten wir aktuell mit einem Google-Doc, das alle laufenden und abgeschlossenen Projekte des Geschäftsjahres enthält und aktuell ein “mächtigeres” Projektmanagement-Tool ersetzt.
Standardmäßig setzen wir auf einen eignen FTP-Server für die Datenablage. Die Infrastruktur ist komplett Web basiert und alle Dokumente können kollaborativ bearbeitet werden – aber auch das ist viel seltener nötig, als gedacht.

Wir unterschieden bei der Tool-Nutzung zwischen der internen Anwendung (siehe oben) und der Zusammenarbeit mit Kunden und Kundensystemen – da sind wir sehr offen und nutzen, was kundenseitig die Prozesse ideal unterstützt: das kann Jira sein, für das wir temporär freigeschaltet werden, oder ein Podio Workspace. Es zeigt sich aber immer wieder, dass sowohl die Tool-auswahl, als auch standardisierte Prozesse bei unseren Projekttypen kaum sinnvoll anwendbar sind. Im allgemeinen fokussiert sich gute Steuerung auf ein möglichst gut dokumentiertes, transparentes, responsives Projektmanagement.

Als Fazit bleiben unsere Prinzipien:

#remote (wir sind frei in der Wahl des Arbeitsortes)
#flexibel (in Teams und Geschwindigkeit, und Vast ist skalierbar…)
#unternehmerisch (…jeder Mitarbeiter)
#loyal (intern/extern, Vast Forward ist Agentur-Partner, kein Wettbewerb)
#einfach (unsere Tools kann jeder…)

PS: Ein Bild von unserem Skype Status. Die Qualität zeigt die Realität eines langsamen Hafen WLans. 🙂

=== English Version ===

We live and work on board our VAST since March 2015.

In the early days we thought a lot about it would be like to live and work on these few square meters. And we wanted to write about four topics, “remote work”, “forms of communication” and the following two:

Frequency: How well does it work with the accessibility and cooperation, if one is itself not only in another country, but on the lake go?

and

Tools: what tools help the whole team, whether on the road or in the office in Hamburg, at the daily tasks for the customer, project and process control?

If we look at the contact frequency to the Vast Forward project managers, developers and our clients, there’s one simple fact showing, that little has changed in the last year.: There are still customers who just do not know about where we live and work, they have just not noticed that we are “underway”.

Perhaps thats not that surprising: Vast Forward has always worked in “remote” modus, it doesn’t matter where and how we do our job, as long as we are online and ready for calls.

(Note, we would recommend our Deutsche Telekom contracts here–but leave it to a “we are quite satisfied with our mobile tariffs that offer European wide 15 GB of data and telephony…”)

Brings us to the second point: what tools do help us in our daily work?

Contrary to first assumptions, we didn’t change much. We still rely on the helpers which always were most popular in the Vast Forward Network: Phone and Skype for fast, “synchronous” tasks, email for asynchronous communication. Dropbox and GoogleDocs/-Drive and Evernote are absolutely sufficient for data exchange and collaboration. The best thing: there are no barriers to implement those into our projects, because everyone in the network and on client side knows and uses them.

By contrast there’s Slack, Asana, Trello, you name it. We tested some internally in micro teams, they couldn’t convince and so  failed.

For project management issues we are currently working with a Google Doc, which includes all current and completed projects of our fiscal year– it fills in for any “more powerful” project management tool.
By default, we rely on an FTP server for data storage. Our infrastructure is completely web based and all documents can be edited collaboratively–but even that is much less necessary than we thought.

Whats good for internal application (see above) sometimes changes in communication with our clients. We are open and connect to what support the client processes best: Jira, Podio Workspaces, you name it. But it turns out again that both the tool selection, as well as standardized processes are hardly useful in our project types.

In general we focus on well-documented, transparent, responsive project management.

A conclusion may be our principles:

#remote (free to choose the place of work)
#flexibel (in teams and speed, and we’re scalable …)
#entrepreneural (… every employee)
#loyal (internal / external, Vast Forward is agency-partner, not competition)
#simple (easy tools, focussed project management)

PS: The picture shows skype status call. The quality shows reality of a slow marina WiFi. 🙂