Remote arbeiten – Form der Kommunikation

Posted 14.08.2015 by Matthias Wagener & filed under Working
tl;dr

“Wer schreibt, der bleibt”: Schreiben  ist im Projektmanagement wichtig. Form,  Stil, Formulierungsfähigkeit und Rechtschreibung fallen in Mails, Chat Apps/Messengern und Job-Tools oft der Geschwindigkeit zum Opfer. Nicht selten zum Nachteil von Projektverlauf, Effizienz, Ergebnis – und der Stimmung in Teams.

Recap, wir beschäftigen uns mit vier Fragestellungen für das Arbeiten auf Distanz:

1) Konnektivität: Wie bleibt der Kontakt, das Netzwerk erhalten, auch auf große Distanzen?

2) Form der Kommunikation: Wie können auch komplexere Projekte koordiniert werden?

3) Frequenz: Wie gut geht das mit der Erreichbarkeit und Zusammenarbeit, wenn man auf See unterwegs ist?

4) Tools: welche Hilfsmittel helfen dem Team, unterwegs oder im Büro, bei den täglichen Aufgaben?

2) Form der Kommunikation:

Wir wollten was über Kommunikation-Formen in Projekten schreiben, darüber was in unseren Projekten am besten im Alltag und auch in komplexeren Projekt-Phasen hilft.
Geworden ist daraus ein Post übers Schreiben, weil das für uns die wichtigste Kommunikationsform ist. Auch, weil sie zeitversetzt funktioniert 🙂 Und weil wir (den Verfasser eingeschlossen) da deutlich Verbesserungspotential erkennen.

Hintergrund:

Wir arbeiten “remote” – in verteilt arbeitenden Teams muss anders kommuniziert werden, als in Teams, die unter einem Dach zusammen sitzen: Es gibt weder ein “mal eben zum Entwickler gehen”, noch ein “kurzes Meeting”, falls es mal hakt im Projekt.

Seit Vast Floating unterwegs ist, ist auch das Management nicht mehr im Büro greifbar. Alle Briefings, Kalkulationen, Übergaben und Eskalationen müssen mit “Bordmitteln” funktionieren: über Telefon, Email, Skype. Und unter den erschwerenden Bedingungen schwacher Hafen-WLANs und abbrechender Mobile Hotspots.

Aber in unserem Umfeld tummeln sich gut ausgebildete, oft studierte Kollegen, die alle auch “Schnittstelle” für Informationen sind. Alle sind “Fach nah” und sprechen über das gleiche Projekt auf Basis definierter Bedingungen (Briefings, darauf abgestimmte Angebote, Statuslisten)

Also: alles ganz einfach?

Realitäts-Check:

Wir alle schreiben unterschiedlich: mancher gern, gewissenhaft und konzentriert. Andere tun sich damit schwer. Aber wir alle müssen Dinge aufzuschreiben, um sie zu teilen, aufzubewahren, sich an sie zu erinnern oder um damit zu arbeiten.

Wir alle machen (Rechtschreib-) Fehler – und es werden mehr (auch inhaltliche) Fehler, wenn es schnell gehen muss. Es gibt keinen einheitlichen Stil, der sich über Agentur-/Kundengrenzen hinweg durchgesetzt hat, und die Zahl an (Dokumenten- und Email-)Formaten entspricht mindestens der der Agentur-Kulturen.

Schreiben als Form der Kommunikation ist heute von A (für Agenda bei Telkos) bis Z (für Zusammenfassungen danach) nicht selbstverständlich.

Vielleicht zeigt die Digitalisierung eine ihrer Schattenseiten, und da nehmen wir uns nicht aus: Messages, Tweets oder Posts tippen wir ins Telfon, Abkürzungen und Emoticons reichen oft aus im Alltag. In Emails und Job-Dokumenten zeigt sich dann, dass es mit der Rechtschreibung hakt und Grammatik und Struktur suboptimal für die eigentlich wichtige Aussage sind.

Auch gern genutzt: Das Copy/Pasten fremder Inhalte in eine “eigene” Email.

Auf jeden Fall schreiben wir nicht so “gut”, wie wir es vielleicht mal in Schule (Rechtschreibung) oder Ausbildung/Studium (Struktur) gelernt haben (sollten).

Was wir probieren (statt eines Fazits):

Unser Ziel ist  eine für alle im Projekt verständliche, einfach lesbare Schriftform.

Nachvollziehbarkeit versus “stille Post” sozusagen.

Der Versuch, wichtige Infos und Anforderungen für verschiedene Projektarten (“Standards”) vorzubereiten und festzuhalten; gute Rebriefings und lesbare Angebote zu schreiben; den Projektverlauf mit Statuslisten und Lösungsbeschreibungen transparent zu halten.

Wir nutzen dafür kurze Emails, kleine Verteiler und knappe Texte, wenn möglich in Dokumenten, die kollaborativ bearbeitet werden können.

Inhalte sollten strukturiert werden: eine kurze Zusammenfassung mit verständlichen Listen/Bulletpoints für Anforderungen, Wünsche oder ToDos im weiteren Verlauf.

Wir versuchen, ohne Copy/Paste klar zu kommen, auch wenn das länger dauert. Falls doch Inhalte Copy/Paste weitergegeben werden, machen wir das transparent.

Wir versuchen, Entwurf und Editieren zu trennen: 80% unserer Rechtschreibfehler sehen wir ja selbst nach 15 Minuten “Reifezeit”.

Ach ja, und dann ist da noch das vier Augen Prinzip (das gute alte…): jemand aus dem Team bekommt die Mail/den Inhalt vorab (ein echter Augenöffner).

“Wer schreibt, der bleibt” haben wir oben gesagt – wir arbeiten dran.

Und nächstes Mal geht es um die “Frequenz”, also um die Frage, wie oft wir in durchschnittlichen Projekten Kontakt zu den verschiedenen Teammitgliedern haben müssen.