Buenos días querida gente – remotes Projektmanagement unter spanischer Sonne 

Posted 22.07.2019 by Yvonne Richter & filed under Preparation

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(M)ein Selbstversuch ohne Boot IMG_7923

Arbeiten wo andere Urlaub machen, das trifft bereits seit mehr als 5 Jahren auf Maren & Matthias zu, die 24/7 an Bord ihres Katamarans VAST leben und arbeiten. Die beiden führen unsere Firma Vast Forward von Bord aus, während sie entlang europäischer Mittelmeer- und Atlantikküsten segeln.

Und es trifft auch auf mich zu, eine von sieben Projektmanagerinnen der Crew Vast. Unser gesamtes PM-Team arbeitet grundsätzlich immer remote – also „von wo auch immer“. Das kann neben dem klassischen Home-Office in meinem Fall der Coffee-Shop sein, das Schwimmbad meines Sohnes oder auch mal das Haus einer ebenfalls remote arbeitenden Freundin. Hauptsache, eine stabile Internet- und Telefonverbindung sind vorhanden, und für mich persönlich noch ausreichend guter Kaffee. Weil der Nachwuchs die ersten Sommerferienwochen mit Oma und Opa urlaubt, folgt recht spontan meine Entscheidung, die nächsten Arbeitstage und das anstehende Wochenende dort zu verbringen, wo die Juli-Temperaturen nicht nur auf Herbstniveau herumdümpeln. Den 2,5 h-Flug gebucht, Handgepäck geschnürt: auf nach Mallorca! Auf in mein erstes spanisches Remote Work-Experiment.

15 Minuten Fußmarsch entfernt von der nächst gelegenen ländlichen Gemeinde Montuiri befindet sich die Yoga- und Retreat-Finca, die ich mir für die ersten Tage auf der Balearen-Insel als ruhigen Arbeitsort herausgesucht habe. Auf der kleinen eigenen Terrasse, versteckt hinter einer üppigen Bougainvillea, klappe ich für die nächsten Tage meinen Rechner auf und freue mich über Wifi, das sogar bis zum Pool reicht. Bei deutlich mehr als 35 Grad unter spanischer Sonne keine schlechte Sache. 

Erst Recht nach dem eher unspanisch zeitigen Start in Tag 1: Frühe Ankunft in PMI und trotz Fliegerei, längeren Wegen zum Ausgang und Mietwagen-Check bleibe ich meinem üblichen Arbeitsbeginn noch vor 8 Uhr treu. Neben mir im Deli-Cafe am Flughafen-Ausgang sitzen abwechselnd Familien beim ersten Frühstück oder andere Remote Worker hinter ihren MacBooks. First things first! Bis zum Lunch Break verbringe ich hier meine ersten mallorquinischen Arbeitsstunden. Manchmal auch auf der Flucht vor feierwütigen Junggesellinnen und mit Trillerpfeifen bewaffneten Bierseligen (klar, ist ja Hauptsaison auf Malle!).

Der Kick-off-Call mit unserem langjährigen Agenturkunden für ein Landingpage-Projekt verläuft erfolgreich (und ohne grölende Fans), die Verbindung ist stabil, ein AD auf Kundenseite wählt sich aktuell ebenfalls aus dem Ausland ein. Grüße nach Rumänien! Nach Debrief, Status-Checks meiner restlichen Banner- und Website-Projekte dann die Mietwagenfahrt über Mittag und entspannter Check-In auf der Finca. Große Freude meinerseits über besagte Terrasse mit stabilem Wifi hinter blühender Bougainvillea.

Während meiner nächsten Feedback-Email zum neuen Bannerset, das ich unserem Kunden heute noch zur Freigabe senden möchte, atme ich zufrieden durch. Und erstaunlich konzentriert, meinten Freunde doch noch, dass man „auf Malle doch eh nich zum Arbeiten kommt“. Disziplin mag für manchen altmodisch klingen, für uns bei Vast Forward ist es Grundvoraussetzung, um bei aller räumlichen Freiheit im remoten Arbeiten die Projekte unserer Agenturkunden erfolgreich führen zu können. Während des nächsten Telefonats zu technischen Details anstehender Website-Updates laufe ich barfuß über Terrakottaboden und Wiese und freue mich zum nahenden Feierabend auf den Sprung in den Pool mit Blick auf die Berge. IMG_7993

Die nächsten Arbeitstage verbringe ich ohne Sonnenbrandgefahr konzentriert zumeist hinterm Laptop im Schatten, und auf dem angrenzenden Klosterberg fällt zum Feierabend der Blick über den Tellerrand auch nicht schwer. Ich habe Zeit zu lesen. Und inspirierenden Austausch beim gemeinsamen Dinner mit den anderen Finca-Bewohnern. Ich treffe eine Architektin aus Oslo und eine Projektmanagerin aus Nürnberg, die am „Blue Liner“ in Bangkok mitarbeitet. Design, Projektführung und Teamverantwortung mal aus einer anderen Perspektive. #Womanintech meets #Womaninengineering 

Während in der Leipziger Heimat weiter gefröstelt wird, schwimme ich am freien Wochenende im Mittelmeer und erkunde trotz Hauptsaison zwei nicht gnadenlos übervölkerte Spots am schönen kilometerlangen Es Trenc

Während ich mit meinen Kolleginnen teile, wo ich gerade stecke, wissen die Kunden, für die ich unsere Projekte führe, nicht, dass ich ihnen gerade von Mallorca aus das finale Bannerpaket und den aktuellen Status zum Website-Update schicke. Warum auch? Es ist für die Qualität unserer Arbeit nicht relevant, von wo aus wir die Projekte unserer Agenturkunden führen. Wichtig ist vielmehr, dass wir eigenverantwortlich Timings, Produktionsumfänge und die saubere Qualität der fertigen Newsletter, Apps, Websites, Landingpages und Banner im Blick haben und zeitgerecht auf neue Anfragen und geänderte Projektumfänge, neue Layouts oder Timings reagieren können. Und für die freien Entwickler, Kreativen, Texter und Designer in unserem Netzwerk ist es auch nicht relevant, ob unser QS-Feedback oder das Go zur Umsetzung vom heimischen Schreibtisch oder dem Plaza de la Reina aus kommen. Zudem arbeiten manche von ihnen selbst häufig von unterwegs aus oder sitzen grundsätzlich in Europa verteilt. 

IMG_8108Bevor ich wieder abreise, wechsle ich am vorletzten Tag die Location und verbringe die letzten 1,5 Arbeitstage direkt in Palmas Altstadt. Vegane Cafés und Restaurants mit Wifi sind wie erwartet en masse vorhanden, ich habe die Qual der Wahl und entscheide mich fürs Spot-Hopping. Die Kellner freut es, denn nach dem dritten Kaffee, Wasser und zumo de naranja werden sie langsam ungeduldig mit dem fleißig tippenden Gast. 

 

Mein Fazit: 

Da schon Homeoffice erprobt, ist es für mich keine allzu große Umstellung aufs Flughafen-, Finca- und Insel-Arbeiten. Orga und gute Vorbereitung sowie interne Abstimmung im Team sind das A und O. Eigenverantwortung und Disziplin gehören natürlich immer ins Gepäck. Denn auch unterwegs, „von wo auch immer“, gelten die gleichen Werte für unsere (Zusammen-) Arbeit. 

 

Meine persönlichen 3 + 1 Basics für entspanntes remotes Insel-Office:  

(1) Eine gute Vorbereitung: Was sich für die Projektarbeit bewährt, gilt auch für das Arbeiten „on the go“. Sind potentielle Café- und Wifi-Spots, der Mietwagen und die Unterkünfte für die nächsten (Arbeits-) Tage schon im Vorfeld recherchiert und gebucht, fällt man nicht in Hektik, wenn direkt nach der Ankunft am neuen Spot bereits die Arbeit ruft. 

(2) Reisezeiten möglichst an Arbeits- und Pausenzeiten anpassen, evtl. Absprachen für kurzfristige Vertretung innerhalb des Teams treffen. 

(3) First things first! Auch wenn die Sonne lacht, der Pool lockt und die Sangria dunkelrot funkelt: Während der Geschäftszeiten zählt Erreichbarkeit und strukturiertes Arbeiten. Im remoten Sunshine-Office bringt Prokrastination genauso wenig wie hinterm heimischen Schreibtisch. Außerdem prostet es sich nach erfolgreich abgeschlossenem Arbeitstag sowieso viel netter. 😉 

(3.1) Eine gute Powerbank. Mein Life Saver und Hektik-Ersparer in so mancher Situation – siehe Punkt 1 🙂 

by Yvonne

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Buenos días querida gente – remote working under Spanish sun

IMG_8104Working where others spend their vacation – for more than 5 years now, this has been applying to Maren & Matthias who are living and working 24/7 on board of their catamaran VAST. They lead our company Vast Forward virtually from their boat while sailing along the European Mediterranean and Atlantic coasts.

And it applies to me, one of 7 project managers of crew Vast. Basically, our entire project management team is working remotely, meaning “from wherever”. Whether it´s in home office, or in my case the coffee shop around the corner, the swimming club of my son, or the house of a friend who also works from home.

Mandatory, in principle, is a stable internet and mobile phone connection – and for me personally enough good coffee.

Due to my son spending his first weeks of his sommer vacation with the grandparents, I spontaneously decide to spend my next working days and the upcoming weekend somewhere where the July temperatures rise above the current autumn-like low level we face currently here at home in Leipzig. Right away after booking the 2,5 hrs flight and packing the hand luggage, I head to Mallorca, excited to jump into my first Spanish remote work experiment.

As quiet working location for my first days on the Balearic island, I decide for a yoga- and retreat finca, tucked away a 15 mins walk from the next rural village Montuiri. During the next days, I open my laptop behind an opulent bougainvillea on my own little terrace, happy about the wifi even available in the generous pool area. Definitely not a bad thing at all, given temperatures of more than 35 degrees under the Spanish sun.

IMG_7993Particularly not after my Spanish-unlike super early start into the day: despite the travel time, long walks to the exit after landing at PMI and an obligatory rental car re-check, I stick to my usual early bird working routine and start my day well before 8:00 am. Next to me in the Deli-Café, close to the airport exit, families are having their first breakfast, or other remote workers join me in sitting behind their MacBooks: first things first! Until the lunch break, this is where I spend my first mallorquin working hours. From time to time escaping bachelor girls with party fever and whistles-armed beer aficionados (no wonder, it´s main season in Mallorca!).

The following call with one of our long-term clients to kick off a landingpage project goes smoothly (and without any bawling disturbance), my phone connection remains stable and one Art Director also dials in while in remote office. Saludos to Romania! After debrief, status checks of the other website- and display ad-projects, I take my rental car to the Finca for a relaxed checkin, delighted by above mentioned terrace and stable wifi behind the blooming bougainvillea.

I take a deep breath while sending my next email with feedback to a set of display ads which I intend to send to our client still that day. Keeping a clear focus, which surprises me only a bit, considering some friends´ comments “being anyway not able to work properly on the party island”. For some, discipline might be odd and old-fashioned, but for us at Vast Forward, it´s fundamental for successfully leading the projects of our agency clients — along with the flexibility and freedom of remote work.

During the next call on technical details of an upcoming web page update, my bare feet wander alternately above terracotta tiles and meadow while I´m smiling and looking forward to finishing my work day with a jump into the pool and the nice view of the surrounding mountains.

The next days pass by without any serious threat of a sunburn, since I´m concentrating on my work in the shadow behind my laptop. The nearby monastery mountain easily allows opening my mind with this stunning view over the whole island. Breath, let my eyes wander, repeat. I have time to read. And for inspiring exchange during the joint dinners with the other temporarily Finca inhabitants. I meet an architect from Oslo/Norway and a project manager from Nuremberg who is working on the “Blue Liner” in Bangkok. Three business women sharing thoughts about design, project management and responsibility for a team, each from a different perspective: #womanintech meets #womaninengineering

While my hometown‘s temperatures at the weekend are still chilly, I go for sunny swims in the IMG_8056Mediterranean and discover two not hopelessly overcrowded spots at the stunning and kilometers long beach Es Trenc.

Of course, I share my current location with my colleagues — we stay in permanent contact. But my clients don’t know or simply don’t care about receiving their final set of display ads from abroad or the latest status update from Mallorca. Why should they? It’s just not relevant, where we manage our projects from, it‘s quality of our results that matters: by keeping track of timings, project progress and the high quality of the produced newsletters, apps, websites, landingpages and display ads in a responsible way. And responding quickly to new requests, dynamic project scopes, or changes in project details or timings.

For our network of freelance developers, text, creative and design specialists, it just doesn’t matter if our quality management feedback or the project kick off is delivered to them from a desk in a home office or from Plaza de la Reina. Actually, some of them often work from abroad as well, or they´re located throughout Europe in general.

Before my Mallorca time ends, I change locations and spend the last 1,5 working days directly in the capital´s historic center. As expected, Palma de Mallorca offers plenty of vegan cafés and restaurants with wifi. To the restaurant waiters‘ relief, I decide to do a bit of spot-hopping, since after the third coffee, water and zumo de naranja, their impatience might increase with the busy typing guest.

My conclusion:
Due to already being used to working in my home office, adopting to airport-, finca- and island-office is not that a big fuss. A good preparation and internal alignments are key. Self-responsibility and discipline are constant travel mates, since the same values and principles for our (team-) work apply also remotely, “from wherever”.

My personal 3+1 basics for a relaxed remote island-office:
(1) A good preparation: What proves itself for project management, applies as well for working “on the go”. Having researched and booked potential coffee- and wifi-spots in advance is a really helpful way to prevent stress and hectic. Especially when your job is calling immediately after arriving at your temporarily destination.

(2) Adjusting (if possible) your travel schedule to working- and break hours, if necessary organizing a potential short-notice substitute by a team mate

(3) First things first! Even if the sun is shining brightly, the swimming pool irresistibly enticing and the sangria is sparkling deliciously: what counts during working hours is responsiveness and a structured way of working. Same like at home, procrastinating doesn´t lead you any further either in your remote sunshine office. And it´s anyway more rewarding saying cheers after work is done 😉

(3.1) A good powerbank device. Often enough my life saver and stress preventer – see above under (1) 🙂

 

by Yvonne